円滑なコミュニケーションの為に、「聞き方が９割」

コミュニケーション力とは何でしょうか？

それは「聞く力」です。

もちろん「話す力」も大事なのですが、コミュニケーションにおいては、「聞く力」が大切なのです。

皆、聞いてほしいのです。だからこそ、「聞く力」を持っていることは重要で希少なんです。そう聞くことこそ主役なのです。

聞き方の基本５箇条

禁止事項 ４箇条

聞き方の基本５箇条

・表情

笑顔になることが大事です。

コミュニケーションする時、相手も不安なのです。人間は不安を抱える生き物なのです。その不安を和らげるのが笑顔なのです。目上の人などと話すと特に緊張しますが、こちらから笑顔を出すことで、お互いにリラックス出来るのです。

ただ、内容によっては、笑顔を出せないことありますよね。その場合は、相手の話に合わすことが大事です。

・うなずき

うなずきをすることは大事です。相手が話している時にどうしてますか？

相槌も大事ですが、ずーと相槌あるとわざとらしかったり、難しかったりします。

ただ、うなずきは強弱をつけてずっと実施してください。相手は話を聞いてくれていると、安心してどんどん話してくれるのです。

・姿勢

相手に興味を持っている態度を出すことが大事です。目を見ずに下を向いている人が相手だと、話をしたくなりますか？相手の目を見て、方向に体を向けて、他のことか手を放し、しっかり聞く姿勢・態度を取るのです。そうでないと、相手はあなたに話を続けてくれなくなるでしょう。

・笑い

相手を笑わせたいですね。最大に肯定されると感じるのは、相手が笑ってくれている時です。だからこそ笑わせたいのですが、相手も逆です。相手の話を盛り上げるには、少しオーバー気味に笑うのです。結果、両者とも笑いが多くなるのです。

・感嘆、賞賛

上述した態度やうなずきにも共通しますが、感嘆「おー」「えー」など入れると相手は盛り上がっていると錯覚して気持ちよくなるのです。

そして、相手は褒めてほしいのです。賞賛をいれましょう。「すごいですね」「素晴らしいですね」

相手に承認されるためには、しっかり賞賛してあげることが大事です。

禁止事項 ４箇条

・否定

仲良くなりたい、相手の意見を聞き出す為には、否定は厳禁です。

その逆は、承認です。では、どの様な一言がいいでしょうか。「いいね！」を出しましょう。まずは、ささいなことでも「いいね」をあげましょう。

ポイントがあります。良いなと思わなかった時でも、まずは冒頭に「いいね」をつけるのです。その後に自分の意見を加えても良いのです。

「そうだね。」「それは大切だよね」など、相手を否定せず、承認することを心がけましょう。そうすることで、相手は自分から離れず、話をしてくれるのです。

・コントロールしようとする

急かさない。

止めない。

話題を変えない。

上記の３点をしないように気を付けます。ビジネスの場では、時間の制約もありますので、コントロールせざるを得ない時もあります。仲良くなりたいのであれば、つい相手をコントロールしたくなるのですが、我慢して一緒に乗っかることが大事です。

・解決

すぐに答えを出してはいけないのです。部下へのコーチングでも大事な点ですね。

本当に相手が困っていて、教えてほしいと言われている時は良いのですが、そうでない時に早急に解決をこちらから出してはいけないのです。

問題、悩みを持っている人はまずは聞いてほしいのです。聞いてほしい段階で、意見を言われるとあなたはどう思いますか？

ポイントは、聞いてくる人は、既にその人自身の答えを持っていることが多いのです。それを言う前にこちらが先に解決してはいけません。

・マウンティングを取る

自慢をしたいですよね。自慢だけでなく、相手の上に立ちたいという気持ちからくる自慢はだめです。同様に難しい言葉をつかる。態度で相手をバカにすることも厳禁です。

そういった言葉、態度がある人とは当然ながら話をしたくないですよね。

大事なこと

・内容より感情

もちろん話の内容はとても大事です。同様に感情も大事なのです。同じ話を聞く姿勢・態度が自分自身・そして相手の感情となるのです。

話して良かったと思われる様に、感情を大切にすることが円滑なコミュニケーションを取るために大事なのです。

円滑なコミュニケーションで、仕事もプライベートも充実させていきましょう！

会議参加する時の発言力・質問力を高くする方法

会議増えてませんか？

オンラインの発展で場所の制約を受けずに、会議が出来る様になりました。

会議を開催しやすくなった一方で、会議の回数が増えたり、参加する人数が増えています。

会議を円滑にしたり、活性化する為に、何よりアピールする為に会議中の「発言」「質問」は重要です。

私も会議中の発言に困ったり・臆したりすることあります。

するどい意見を言う人を見ると、「おー！」となりますし、いまいちの質問などしている人がいると、「。。。。」となります。

会議中のするどい発言・質問をする方法をまとめます。

心構え

最も大事なことはここです。会議に参加する心構えが大事です。

ここで何か発言しよう！質問しよう！との気持ちを持って参加することです。

傍観者になってはいけません。

人数が増えるとどうしても傍観者になる人が増えがちですが、バラエティー番組のひな壇に出る芸人が爪痕を残そうと思う様に、会議への参加者もそこは戦場と心得て参加しないといけないのです。

「しゃべらざる者、参加すべからず」

良い質問・悪い質問とは

そもそも質問には、良い質問・悪い質問があります。

■良い質問

良い質問とは会議を活性化させる質問です

課題を明確化させる、新たな気づきを引き出す、参加者の理解を深める様な質問です。

具体的かつ本質的である必要があります。

■悪い質問

悪い質問は会議を活性化させない質問、議論を盛り下げるです。

・抽象的×表面的

抽象的すぎる質問の場合、答える方も困るわけです。

既知の質問（会議で出た情報をもう一度聞く。調べればわかることを聞く）は参加者の時間を奪います。

良い質問をする為には

では、どうしたら良い質問を出せるのでしょうか。

■5W1H視点からの質問

5W1Hから意見を考え・問題がないのか考えます。

また、5W1Hの視点で抜けはないのかみてみましょう。

・When（いつorいつまでに）

・Where（どこで）

・Who（誰が）

・What（何を）

・Why（なぜ）

・How（どのように）

■比較した上で質問を考える

会議の場では、2つの異なる意見が出る場合、AとBの意見があるとします。

その上で、上述した5W1Hの視点での不明点・疑問点がないか考えるのです。

良い質問をする為に

■反対の意見に立った意見を考えてみる

ディベートなどで実施する方法ですが、敢えて反対の立場にたち、意見を考えます。

他のやり方はないのかを考えます。

■Whyをくりかえす

・何故を繰り返して深堀します。トヨタでは「なぜを5回繰り返す」との考え方があります。本当のボトルネックを探していくのです。

コメントを求められた時

会議の後などにコメントを求められること多いと思います。

コメント力を上げる為のコツは以下です。

①具体的

会議中に出た意見、ワードを具体的に引用します。

自分が重要だと感じたこと、疑問に感じたことをメモしておきましょう。

②意見を述べる

具体的なワードに対して自分はどう感じたのか、何が重要だと思ったのか、不明点があったかを話します。

③他の意見をつける

出ていなかった意見などがあれば、新たな視点を入れることまで出来るとGoodです。

言ってはいけない発言・態度

最後にNGな意見・態度です。

「特に何もありません」・・・無関心を現します

→「ここが良かったです」「これを取り入れようと思います」など、感想を発言する様に言い換えましょう。

仏頂面

→笑顔を心がけましょう。相槌なども重要です。

会議での発言で評価を高め、円滑にするかどうかはあなた次第です！

住宅ローン減税の控除の申請出来ていなかった過去分の申告方法

我が家の過去分の住宅ローン減税の申告手続きがうまく出来てない年があったことが発覚しました！

源泉徴収をみていると控除がないことが発覚。

調べたところ過去５年以内なら遡り申告出来るとのこと。

再申告は簡単でしたが、ネットで調べてもいまいち申告方法が分かりづらかったので、私の経験を元に記載します。

■何年までさかのぼれる？？

過去５年との記載ですが、現在は2021年だとすると2016年までです。

今年分は含まず、その前の５年となります。

■申告の手順は？？

・必要書類を持って税務署にいく

（うちの税務署は電話での事前予約が必要でした。税務署によって予約が必要なところが違うようですので管轄の税務署に確認してください。。）

■必要な書類は？？

・該当年度の源泉徴収票

・控除証明書（自治体から年度末に届いている書類。なくてもOKとのこと）

・住宅ローン借り入れ残高証明書（同じく現行から年度末に届く書類。銀行に問い合わせれば再発行可能）

・マイナンバーカード（なければ通知カード、免許証などの身分証明書）

・還付先の銀行口座

以上となります。

我が家はいろいろあって発覚しましたが、普通は申告漏れはあまり無いと思いますが、あるとないとでは大きな違いですので、一度確認してみてはいかがでしょうか。

部下のモチベーションの種類・モチベーションUPの方法

管理職の悩み事といえば部下のモチベーションです。

管理職の一言により部下のモチベーションが上がったり下がったりします。

部下のモチベーションを上げる為に必要なことの結論は「部下の考えを理解すること」「部下の話を聞くこと」「適切な目標設定」です。

とは言っても前提として大切なことがあります。部下のモチベーションは、自分自身のモチベーションと一緒とは限りません。自分のモチベーションが上がることは部下にとっても一緒ではないのです。「自分はこうだったから、部下にもこうしてモチベーションを上げよう」ということが裏目に出ることもあります。そうならない為にも部下はどの様なモチベーションを元に働いているのかを知る必要があります。

さらに言うと、部下のみならず顧客、同僚や自分の上司にも同じ様にモチベーションの源泉は違いますので、モチベーションの種類を知ることで自分に関わる人たちをやる気にさせやすくなります。

まずは大きく大別されます。

■外発的

本人以外の外部からの要因により左右される

例

・金銭的評価

・人事評価

■内発的

本人の興味に基づく要因により左右される

例

・やりがい

・好きなこと

上記の様に大別されますが、結局のところ上記と環境が混じりあいモチベーションが決定するのです。

私は部下に対して以下の様に分かりやすく問いかけます。

「あなたの仕事に対するモチベーションは何ですか？」

①達成したい（業務の目標達成）

②称賛されたい（社内評価、顧客からの感謝）

③チームメンバーの為（協力関係）

④自身の成長（キャリア）

どれか一つだけということはないので、上記の中から優先順位をつけてもらいます。

モチベーションタイプにより目標設定や日々のコミュニケーションを決定していきます。

大切なことは、部下自身が何を大切にしているのかを理解することです。

そうすることでやりがいを持って仕事に取組み、不必要なモチベーション低下を避け、仕事や組織に対してモチベーションを上げ、効果的な活動を行ってくれるのです。

また、モチベーションを維持する為に「目標設定」「目標進捗確認」「フィードバック」「承認する」などのコミュニケーションを通じて、部下の考えを理解する必要があります。

その為にやることは「最低、30分以上の月１回以上の個人面談」を実施します。

普段のコミュニケーションも勿論重要ですが、敢えて１対１の面談の時間を設けてください。

面談の上で気を付けること

■聞いた話を忘れない

・・・何を話したかメモしておく。忘れて同じ話を聞かない

■部下の話を聞く

・・・自分の話をしがち。傾聴すること

この傾聴は難しいので慣れない方は訓練が必要です。

傾聴の方法については別途、記載します。

そして話を聞くのは、もちろん雑談を永遠と聞き続けることではなく、目標という共通の基準を元に進捗はどうなのかのPDCAを回し続けるのです。

■まとめ

部下のモチベーションを上げる為に「部下の考えを理解すること」「部下の話を聞くこと」

その為に

「最低、30分以上の月１回以上の個人面談」を実施し、目標に対する進捗、課題を確認しフィードバックを行う。

見た目で損をするビジネスマン・営業マン・就活生がやりがちなこと ～外見力・メラビアンの法則～

外見力は重要です。仕事は中身も大事ですが、同じくらい外見も重要です。

南カリフォルニア大学のメラビアン教授が提唱している「メラビアンの法則」という有名な法則があります。以下の比率で人の印象が決まります。

メラビアンの法則

・07%：話す内容

・55%：目からの印象（服装・表情・態度）

・38%：声の印象

何と印象は話す内容以外で決められているのです。

服装・表情・態度がとても大事だということなのです。皆さんも人付き合い以外でも例えば商品を買う時、印象は非常に大切ですよね。

同様にビジネスマン・営業マンにとっても「外見力」を上げることがビジネスを成功する上でも非常に大切なのです。

長く付き合うクラスメイト・友人であれば、印象だけでなくても良いかもしれませんが、短期的な成果が求められるビジネスにおいては、印象が良いことは非常に大事です。

見た目で損をするビジネスマン・営業マン・就活生がやりがちなこと①

～身だしなみがだらしない～

気を付けるだけで出来る以下の項目には気を付けていますか。

・鼻毛は出ていないか

・爪が伸びている

・髪が手入れされていない

・フケが肩についていないか

・髭のそり残しは無いか

・体臭、口臭をケアしているか

・タバコの臭いをケアしているか

上記が1つでも気になると、私は面接では不採用にします。たまたまその日だけ、鼻毛が出ていたのかもしれません。とても立派なことを言っていても耳に入ってきません。

上記は心がけだけで即時に改善出来ることなのです。それをしないで、大事な場に臨むということは、仕事もそうなるのかと思われてしまいます。

体臭、口臭についてもこれは体質もありますが、スメハラという言葉もあります。デオドラントや消臭シート、または口臭ケアグッズは山ほどあります。自分のことを客観的に捉えて、相手を思いやることは仕事をする上で大事です。そのため、体臭・口臭をケア出来ないということは仕事とも直接関係あるのです。また、最近はタバコNGな会社が大半だと思います。営業の商談の場にタバコの臭いを漂わせてやってきている営業マンは未だにいます。タバコを吸う本人は気づいてませんが、吸わない人はすぐに気付きます。業務時間喫煙禁止の会社は多いですが、最近は、タバコを吸う人はそもそも採用しないとの会社もあります。

一昔前は、喫煙所で商談を行ったり、社内でもコミニケーションをとる場になっていたこともありました。そんな時代は終わりました。

周囲の人に悪影響を与えていないか？その気遣いが出来ない人は、仕事は出来ない人だとみなされてしまうどころか、土俵にすら上がれないのです。

見た目で損をするビジネスマン・営業マン・就活生がやりがちなこと②

～細部を大事にしていない～

以下の様なことはありませんか？

・靴が汚れている

・靴がボロボロ

・子供向けのペンや無料配布物のペンを使用している

・靴下に穴が開いている

・スーツの時の靴下が白色

・髪がセットされていない

・太りすぎ、やせすぎ

足元の靴が仕事柄、人柄を表すと言われます。靴はすぐに汚れます。その靴をメンテナンス出来ていない人は非常に多いです。高級な靴でなくても構いません。家を出る前に靴を磨いていますか？靴の輝きが信頼の証です。靴を磨いているかどうかは見たらすぐに分かります。

靴がビジネスの場において大事で言われ続けているにも関わらず、靴が汚れ切っている、ボロボロになっている人は沢山います。

そんな競合営業マンを見た瞬間に勝ったと思います。逆に手入れされた靴を履いている人を見ると、「出来るな！」と一目置いてしまいます。

靴を大事にメンテナンスすることが、結果的に靴を長持ちさせ、コストパフォーマンスも良くなります。

同様に、就活生や若い女性で時々いますが、キャラクターのペンでメモしている人がいます。プライベートや周囲に人がいない自分の空間であれば問題はありません。相手がいる前でメモを取る時は高級品でなくても相応しい物を使用しましょう。

また、営業マンやビジネスマンが契約する時はなおさらです。

契約書にサインする時に街中の貰い物のペンが出てきたらがっかりです。TPOをわきまえた物を心がけましょう。一流の営業マンはカバンにしっかりしたペンを一つは入れています。

また、靴下に穴が開いている人も時々います。普段は気づきませんが、会食した時に靴をぬぐと親指が出ている人。今日空いた穴なら仕方ないですが、穴の大きさからして、朝から開いていたことが丸わかりなサイズの穴が開いている人。ばれてますよ。

見えない場所でだらしない人、仕事も見えてない所でだらしないのではと思ってしまいます。

最後に靴下の色がスーツの時に白はありえません。何よりださいです。営業マンではみかけませんが、電車に乗っているとたまーに見かけます。やめましょう。

あとは髪ですが、業界によってOK範囲は異なると思います。ただし、ビジネスの場ではセットされていないボサボサの状態では失礼にあたります。丸刈りならセットする必要はありませんが、ある程度の長さであれば、ワックス・ジェルなど使用して髪型をセットしましょう。

私は20代まではナチュラルなワックスでしたが、30代からはジェルを使用しています。セットをしていることが相手にも伝わるからです。

また体型も非常に重要です。ビジネスの場で仕事が出来る人は軒並みボディメイクをしっかりしています。太りすぎていると、自己管理が出来ない人、痩せすぎだと頼りなく見えます。運動をして問題ない人は、健康維持の為にも適度な運動や筋トレで体作りは必須となります。

かくいう私も太り始めていたので、お金をかけずに自宅で筋トレ・運動中です。

身だしなみに気を遣えるということは、大人としてのマナーであり、出来るビジネスマン・営業マンとして大切な能力なのです。

自分の中身を見てもらえず損をしない様に、外見力を高めていきましょう。